admin
January 6, 2020
Để tổ chức một sự kiện hội thảo thành công, điều quan trọng là lựa chọn một địa điểm tốt nhất. Vậy để lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện tại TPHCM cần dựa vào những tiêu chí nào?
Sau đây là một số thông tin giúp bạn lựa chọn dựa địa điểm tổ chức sự kiện tại TPHCM.
5 tiêu chí lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
1. Vị trí
Vị trí của một địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM rất quan trọng, bao gồm: mật độ giao thông, khoảng cách di chuyển và mức độ an toàn.
Một địa điểm tổ chức sự kiện được đánh giá là tốt nhất thường dựa vào mức thuận tiện của nó. Ví dụ như đường đi có dễ tìm hay không? Bản đồ vệ tinh có dễ dàng định vị vị trí của địa điểm đó không? Có bố trí bảng hướng dẫn tại các ngã rẽ hay đội ngũ dẫn đường đến đó không? Đoạn đường đi vào một chiều hay hai chiều, có thuận tiện để quay đầu xe hay không?
Nên tránh những địa điểm không đảm bảo về an ninh trật tự, thiếu sự đảm bảo an toàn về cơ sở hạ tầng, để mang lại cảm giác yên tâm cho khách hàng và đối tác.
Khoảng cách di chuyển cũng cần được quan tâm. Dù không gian và giá cả có phù hợp nhưng nếu địa điểm ở quá xa với điểm tập trung thì cũng hạn chế lựa chọn để tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại cho mọi người.
2. Giá cả
Nếu tổ chức một sự kiện hội thảo lớn với mức ngân sách chi cho sự kiện tương đối cao thì bạn có thể lựa chọn một địa điểm tổ chức hội thảo tại TPHCM với chất lượng tốt nhất.
Với những địa điểm tổ chức sự kiện càng sang trọng thì càng thu hút nhiều sự tham gia và tăng thêm sự hài lòng cho đối tác khách hàng.
Tùy vào ngân sách của đơn vị, công ty và tính chất của sự kiện mà chúng ta sẽ có những lựa chọn sao cho phù hợp nhất, tránh lãng phí cũng như không làm hài lòng đối tác.
Thông thường chi phí thuê một địa điểm tổ chức sự kiện sẽ bao gồm hợp đồng thuê địa điểm, chí phí lắp đặt, trang trí, và các chi phí phụ phát sinh khác.
3. Không gian
Không gian bao gồm sức chứa về con người và các trang thiết bị phục vụ trong sự kiện. Bao gồm:
Không gian sân khấu: Nơi biểu diễn văn nghệ giúp vui đầu giờ, , diễn ra các hoạt động chính của sự kiện (phát biểu của đại diện các đơn vị, giao lưu, khen thưởng, trình chiếu tài liệu)
Không gian hậu trường: các khu vực thay đồ, phòng nghỉ cho khách, phòng họp, phòng quản lý – điều phối,..
Không gian dành cho trang thiết bị bao gồm các thiết bị âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, các vật dụng khác.
4. Trang thiết bị
Tùy vào từng địa điểm tổ chức sự kiện, tính chất sự kiện cũng như gói dịch vụ khác nhau mà sẽ có những trang thiết bị hỗ trợ khác nhau hoặc không có. Với những địa điểm chuyên tổ chức sự kiện hoặc các nhà hàng tiệc cưới thông thường sẽ có hỗ trợ tối đa về các trang thiết bị như âm thanh, ánh sáng, khán đài và cả trang trí cho sự kiện,…Ban tổ chức sẽ không phải vất vả thuê mướn từ nơi khác.
Với những trường hợp lựa chọn địa điểm tại các khu vực bãi biển, bãi đất trống, hoặc các địa điểm khác, ban tổ chức cần chuẩn bị tất cả các vật dụng cần thiết để phục vụ cho quá trình setup sự kiện cũng như thời gian diễn ra sự kiện.
5. Dịch vụ, nhân sự sẵn có
Với hầu hết các địa điểm tổ chức sự kiện thì thông thường sẽ có các dịch vụ đi kèm và nhân sự. Với các sự kiện cần yếu tố kỹ thuật thì sẽ được hỗ trợ nhân viên kỹ thuật có liên quan, nhân viên lắp đặt và thi công sân khấu, nhân viên quầy lễ tân, PG,…
Ngoài ra vẫn còn một số tiêu chí phụ khác góp phần đánh giá một địa điểm tổ chức sự kiện tại TPHCM như:
- Chức năng của địa điểm
Với một địa điểm có trang bị sẵn các phòng chức năng chuyên biệt như phòng họp báo, phòng nghỉ, phòng thay đồ,… sẽ luôn được đánh giá cao hơn những địa điểm khác chưa được bố trí đầy đủ. Ngoài ra, bãi giữ xe cũng là một nhân tố quan trọng trong việc đánh giá chức năng của địa điểm. Mỗi sự kiện với bất kỳ quy mô nào thì cũng cần có bãi giữ xe thông thoáng và đảm bảo an toàn. Nếu trong trường hợp địa điểm được chọn không có bãi xe chuyên dụng hoặc bãi xe không đủ sức chứa, thì ban tổ chức phải tìm một bãi đỗ xe vị trí gần địa điểm để không rơi vào tình trạng quá tải cho bãi giữ xe, vừa gây khó chịu, mất ổn định, thậm chí là mất an toàn cho khách hàng và đối tác.
- Thủ tục và hợp đồng
Khi thỏa thuận và đưa vào ký kết hợp đồng giữa hai bên sẽ có những điều khoản đi kèm. Đây cũng là một tác nhân quan trọng góp phần thúc đẩy hoặc kiềm hãm quyết định lựa chọn địa điểm cho sự kiện. Nếu như các thủ tục quá phức tạp như thời gian đặt chỗ, phần trăm đặt cọc, thời hạn thanh toán, giao trả địa điểm, phí bồi thường hợp đồng, đều gây sức ép lên ban tổ chức thì đơn vị nên xem xét và tìm một địa điểm khác cho phù hợp.
Tổng kết
Chúng ta vừa điểm qua 5 tiêu chí lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện hội thảo tại TPHCM. Chúc các bạn tìm đươc một địa điểm ưng ý nhất.
