admin
March 17, 2020
Tùy thuộc vào quy mô, tính chất của sự kiện như khai trương, họp báo, lễ kỷ niệm, tất niên công ty, lễ ra mắt sản phẩm,… mà những nhà tổ chức sự kiện cần lựa chọn địa điểm tổ chức cho thích hợp. Để giúp bạn thuận lợi hơn trong quá trình đi khảo sát, dưới đây là 7 lưu ý quan trọng cần xem xét trước khi bạn đưa ra quyết định.
1. Vị trí của nơi chọn làm địa điểm tổ chức sự kiện
Khi tổ chức một sự kiện không thường niên, đa phần người tham gia sẽ là những người khách mới. Do vậy, việc tìm ra được một địa điểm để tổ chức có giao thông thuận tiện, dễ dàng tìm kiếm sẽ là một điểm cộng dành cho ban tổ chức. Việc tìm kiếm những trung tâm hội nghị hay nhà hàng tiệc cưới có vị trí mặt tiền sẽ giúp bạn di chuyển tiện lợi hơn trong quá trình set up.
Đáng lưu ý, những sự kiện diễn ra dài ngày, bạn nên quan tâm đến khu vực phía ngoài. Để đảm bảo rằng, xung quanh có đủ các quán ăn, nhà hàng, khách sạn để cho khách ở xa có thể tìm được chỗ lưu trú dễ dàng.
2. Dịch vụ bổ sung, hỗ trợ xung quanh
Nếu sự kiện của bạn muốn tổ chức thêm tiệc ăn uống nhưng lại không muốn sử dụng ngay tại sự kiện thì bạn nên chọn địa điểm gần với các nhà hàng sang trọng có chất lượng phục vụ tốt để đảm bảo cho khách mời. Bạn có thể khảo sát cả hai nơi này cùng lúc để có thể đưa ra được lựa chọn tốt nhất.
Bên cạnh đó, việc khảo sát các dịch vụ hỗ trợ xung quanh tại địa điểm tổ chức sẽ giúp ban tổ chức có được cái nhìn tổng quan hơn về khu vực diễn ra sự kiện. Đồng thời, bạn có thể chủ động hơn trong quá trình quản lý rủi ro và xử lý các tình huống có thể phát sinh trong sự kiện.
3. Không gian các sảnh
Những khu vực bạn cần khảo sát, đó là: sảnh tiệc, sảnh đón khách, hành lang và các khu vực khác có liên quan khác. Nếu sự kiện của bạn có quy mô lớn với số lượng khách mời trên 500, hãy tìm một nơi đủ rộng để mọi người cảm thấy thoái mái và thuận tiện hơn trong công tác tổ chức.
Lưu ý rằng, bạn không nên vì một lí do nào đó mà chọn một nơi quá nhỏ so với lượng khách được mời, cho dù bạn có nghĩ rằng họ sẽ không đến đông đủ đi chăng nữa. Hoặc ngược lại, những sự kiện có số lượng khách mời tham dự ít thì bạn không nên chọn sảnh chính tổ chức sự kiện quá lớn, vì nó sẽ khiến cho chương trình bị loãng. Đối với những sự kiện mở cửa tự do, bạn hãy tìm một địa điểm tổ chức sự kiện có nhiều phòng để đề phòng có sự thay đổi trong quá trình chạy chương trình.
4. Những dịch vụ đi kèm
Ngoài việc bên cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện cung cấp những dịch vụ đi kèm như: âm thanh, ánh sáng, sân khấu, thiết bị trình chiếu… thì các dịch vụ được tích hợp đi kèm theo như: tiệc teabreak trong thời gian giải lao, đồ uống hay các vấn đề về phục vụ… bạn cũng nên hỏi rõ trong quá trình đi khảo sát địa điểm.
Lưu ý rằng, một địa điểm cung cấp đầy đủ dịch vụ sẽ tốt hơn so với những nơi chỉ phục vụ tổ chức hội nghị đơn thuần.
5. Chi phí tổ chức
Tiến hành khảo sát nhiều địa điểm để có sự so sánh, đối chiếu các hạng mục cho thuê sẽ giúp bạn có được sự lựa chọn phù hợp. Chất lượng dịch vụ và giá cả là những yếu tố bạn nên đưa ra để so sánh giữa các địa điểm với nhau. Bạn nên dành thời gian và đầu tư công sức để tìm kiếm và phân tích các yếu tố để tìm ra địa đểm phù hợp nhất.
6. Mức độ an toàn của địa điểm
Một điều nhà tổ chức sự kiện cần đặc biệt chú ý khi đi khảo sát địa điểm chính là mức độ an toàn cho người tham dự. Những vẫn đề như phòng cháy chữa cháy, lối thoát hiểm, đồn cảnh sát, bệnh viện xung quanh có gần không… là những điều kiện bạn cần biết trước khi đưa ra quyết định.
7. Bãi đỗ xe
Bãi đỗ xe là một yếu tố nhỏ nhưng lại là một yếu tố khá quan trọng trước khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện. Thông thường tại các trung tâm hội nghị, nhà hàng, khách sạn đều có khu vực bãi giữ xe riêng. Tuy nhiên, với một số địa điểm đặc thù như quán cà phê, sân vận động hay các sự kiện ngoài trời, trên đường phố thường sẽ không có chỗ giữ xe hoặc bãi giữ xe nằm khá xa khu vực tổ chức. Điều này sẽ gây bất tiện cho khách tham dự nên bạn cần xem xét yếu tố này để tránh những rắc rối không đáng có cho sự kiện.
Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện là việc làm sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ các hạng mục trong sự kiện. Với những chú ý ở trên cùng với việc lập bảng check list khảo sát địa điểm, hy vọng bạn có thể chọn ra địa điểm phù hợp nhất. Chúc bạn thành công!
