Những Khung Cảnh Đẹp Cho Thước Hình Để Đời

Một hội nghị khách hàng là cơ hội để doanh nghiệp hay công ty cùng nhau tìm hiểu, tiếp nhận ý kiến từ các khách hàng. Từ đó, nhằm duy trì mối quan hệ với khách hàng, cũng như thăm dò ý kiến của khách hàng tiềm năng trong tương lai để cải thiện sản phẩm mang đến chất lượng tốt nhất cho người tiêu dùng. Bài viết dưới đây mình sẽ gợi ý cho các bạn một kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng để đạt được kết quả tốt nhất.

Nghiên cứu thông tin trước khi lên kịch bản

Nghiên cứu thông tin kỹ càng trước khi tạo nên một kịch bản giúp bạn xây dựng được chương trình phù hợp, phù hợp thu hút và truyền đạt thông điệp một cách hiệu quả hơn. Các thông tin cần được tìm hiểu bao gồm:

Mục đích tổ chức hội nghị khách hàng

Hội nghị khách hàng được tổ chức với nhiều mục đích khác nhau tuy nhiên cốt lõi là mang lại lợi ích cho các bên tham gia:

• Doanh nghiệp tổ chức: Củng cố uy tín với khách hàng, đối tác. Bên cạnh đó, đây cũng là dịp thể hiện sự biết ơn đối với tập thể hay cá nhân đã ủng hộ trong thời gian qua.
• Khách hàng: Nhận được ưu đãi từ doanh nghiệp. Khi tham gia, khách cảm nhận được sự trân trong của công ty từ đó tiếp tục ủng hộ trong tương lai.
• Đối tác: Hội nghị khách hàng là cơ hội doanh nghiệp tỏ lòng biết ơn với những người đã đồng hành cùng. Thông qua đó, tạo nên mối quan hệ ngoại giao rộng rãi, hứa hẹn kinh doanh.

Mục đích hội nghị khách hàng đem lại lợi ích cho các bên tham gia

Đối tượng tham gia hội nghị khách hàng

Đối tượng tham gia chắc chắn là khách hàng, đại lý, nhà phân phối sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Tuy nhiên, cần tìm hiểu rõ hơn về độ tuổi, nghề nghiệp, văn hóa của họ. Thông tin càng rõ ràng giúp bạn tạo được ấn tượng trong kịch bản hội nghị khách hàng.

Chủ đề tri ân khách hàng

Thay vì tổ chức hội nghị theo kịch bản quen thuộc như phát biểu – tặng quá – dùng tiệc,… Các doanh nghiệp có thể tổ chức theo chủ đề mới lạ, đặc sắc hơn nhưng để thu hút được sự chú ý của khách hàng cần làm một cách chuyên nghiệp và chỉn chu để tạo được hiệu ứng mong đợi.

Địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng

Địa điểm là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến kịch bản chương trình. Tổ chức sự kiện trong nhà dễ dàng kết nối với khách hàng so với địa điểm ngoài trời vì không gian rộng lớn dễ khiến khách mời phân tâm. Hãy căn cứ vào đặc điểm vị trí để sáng tạo nội dung phù hợp.

Địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng là yếu tố tạo nên thành công

>>> Xem thêm: Trung tâm tổ chức hội nghị, sự kiện Metropole

Xây dựng kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng 

Để tạo nên một chương trình thành công thì chuẩn bị kịch bản là điều không thể thiếu. Một kịch bản tốt hay không sẽ ảnh hưởng đến danh tiếng của doanh nghiệp, công ty. Một kịch bản chương trình không thể thiếu lời dẫn hay của MC. Chính vì thế, nội dung kịch bản phải được soạn sẵn cụ thể từng phần, điểm nhấn gây thu hút khách hàng và truyền đạt thông điệp tới cho khách hàng nắm bắt.

Sắp xếp, điều phối công việc

Ban tổ chức nên phân công cụ thể công việc cho từng bộ phận. Phân công nhiệm vụ, trách nhiệm rõ ràng cho từng người. Lập kế hoạch tiến độ giám sát. Lập tổ hoạt động thành nhiều nhóm nhỏ để thực hiện.

• Phụ trách giấy mời, gửi thư mời đến khách hàng
• Chuẩn bị hội trường, quà tặng
• Tiếp, đón khách vào vị trí ngồi

Trước khi gửi thư mời cần có danh sách thống kê số lượng khách mời. Thư mời cần được gửi trước từ 4-7 ngày trước ngày diễn ra sự kiện và ghi rõ nội dung, ngày giờ tổ, địa điểm chi tiết.

Chuẩn bị, chạy thử chương trình

Chuẩn bị sự kiện trước 1-2 ngày tránh tình huống không mong đợi xảy ra.

• Bố trí vị trí cửa ra vào
• Treo khẩu hiệu chào mừng
• Đặt bản chỉ dẫn để khách mời đi lại dễ dàng
• Trưng bày sản phẩm của doanh nghiệp, công ty
• Treo khẩu hiệu lên sân khấu
• Treo logo của doanh nghiệp, công ty

Chương trình sẽ được diễn tập trước 1 ngày để tìm ra những vướng mắc hay rủi ro có thể xảy ra. Từ đó tìm ra vấn đề giải quyết hiệu quả và nhanh chóng.

Nên chạy thử chương trình trước một ngày để kiểm soát các trường hợp không may xảy ra

Những lưu ý để tạo nên một kịch bản hội nghị khách hàng hấp dẫn

Phân loại kịch bản

Mỗi sự kiện nên có 3 loại kịch bản dưới đây

• Kịch bản chương trình hội nghị khách hàng tổng quan: Là kịch bản khái quát toàn bộ hội nghị giúp đội ngũ quản lý giám sát sự kiện bao gồm: timeline chương trình, nội dung chương trình và người phu trách của từng phần.
• Kịch bản lời dẫn chương trình hội nghị khách hàng: Là kịch bản dẫn chương trình của MC với lời dẫn chi tiết, văn phong lịch sự phù hợp với tính chất sự kiện.
• Kịch bản âm thanh, ánh sáng: Là kịch bản của đội ngũ kỹ thuật điều khiển âm thanh, ánh sáng phù hợp với từng nội dung của sự kiện.

Nội dung kịch bản hội nghị khách hàng

Kịch bản hội nghị khách hàng luôn đảm bảo có 3 phần: Mở đầu, nội udng và kết thúc. Cần đảm bảo nội dung có tính logic, sắp xếp với trình tự hợp lý có sự liên kết tạo sự lôi cuốn.

Điểm nhấn trong kịch bản hội nghị khách hàng

Điểm nhấn trong kịch bản chính là yếu tố tạo nên ấn tượng với khách hàng. Nếu bạn tạo được một điểm nhấn độc đáo và xuất hiện một cách hợp lý sẽ thu hút được sự chú ý của khách hàng.

Nên có một điểm nhấn trong kịch bản để tạo ấn tượng với khách hàng

Với những hướng dẫn tạo nên một kịch bản hội nghị khách hàng ở trên. Hy vọng sẽ giúp sự kiện của các bạn được diễn chuyên nghiệp và thành công để lại ấn tượng tốt đẹp trong lòng khách mời