admin
October 7, 2022
Tổ chức hội nghị là một thuật ngữ không còn lạ lẫm gì đối với các doanh nghiệp tại Việt Nam. Hoạt động này có ý nghĩa quan trọng trong việc góp phần thúc đẩy kinh doanh của doanh nghiệp. Không giống với những loại hình sự kiện khác, hình thức họp mặt giữa các đối tượng khách mời trong chương trình này mang tính trịnh trọng hơn và cần có sự đầu tư chỉn chu từ không gian đón tiếp tại trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM cho đến nội dung hội nghị. Vậy Gala mách bạn quy trình tổ chức hội nghị sao cho chuẩn và gợi ý trung tâm tổ chức hội nghị.
Trung tâm hội nghị TPHCM Gala Center gợi ý quy trình các bước tổ chức hội nghị
Quy trình tổ chức hội nghị có nét tương đồng với những bước thực hiện ở sự kiện thông thường nhưng sẽ có một số điều bạn cần lưu ý trước khi bắt tay vào thực hiện tổ chức hội nghị.
Bước 1: Xác định chủ đề tổ chức hội nghị là gì?
Xác định chủ đề tổ chức là bước thực hiện không thể thiếu nhằm giúp hội nghị diễn ra theo đúng mục đích đề ra của doanh nghiệp. Chủ đề càng rõ ràng càng dễ cho doanh nghiệp truyền tải tốt các thông điệp, mang lại được hiệu quả truyền thông cao.
Bước 2: Đề ra kế hoạch tổ chức hội nghị
Trước khi bắt tay vào thực hiện bạn cần ngồi xuống cùng đội ngũ tổ chức chính của sự kiện, vạch ra những việc cần làm để tiến hành theo từng bước cơ bản nhất.
- Mục tiêu cần đạt thông qua hội nghị lần này là gì?
- Lên ý tưởng phù hợp với kịch bản một cách chi tiết
- Tìm kiếm một địa điểm phù hợp như trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM Gala Center và xác định thời gian tổ chức
- Chuẩn bị các kinh phí trong khâu tổ chức sự kiện và dự phòng.
- Lập danh sách khách mời và xác định số lượng tham gia.
- Xây dựng kịch bản, nội dung cần có trong chương trình hội nghị
Tổ chức hội nghị bài bản tại trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM
Bước 3: Thực hiện công tác chuẩn bị cho hội nghị
Khâu thực hiện này có lẽ sẽ tốn rất nhiều thời gian của doanh nghiệp nếu công ty bạn tự tay chuẩn bị hết tất cả mọi thứ và rất áp lực nếu sự chuẩn bị này không diễn ra theo kế hoạch. Vậy nên lời khuyên dành cho bạn, hãy tin tưởng và giao cho một nơi tổ chức sự kiện chuyên nghiệp như trung tâm tổ chức hội nghị, nơi tổ chức sự kiện trọn gói,…
Bước 4: Tiến hành chương trình
Nếu việc lên kế hoạch khó một thì việc thực hiện chương trình theo đúng mong muốn của bạn khó mười. Tuy nhiên, nếu sự chuẩn bị của bạn thật kỹ lưỡng thì khâu thực hiện sẽ giảm bớt áp lực và có thể diễn ra đúng với kế hoạch. Lưu ý nhỏ dành cho bạn khi thực hiện hội nghị là chuẩn bị thêm một số kịch bản dự phòng cho các trường hợp có thể xảy đến trong chương trình để mọi thứ diễn ra suôn sẻ hơn.
Bước 5: Khi kết thúc chương trình hội nghị
Sau khi kết thúc chương trình chúng ta nên có thêm một vài món quà nhỏ mang dấu ấn của doanh nghiệp gửi tặng đến khách mời như quà lưu niệm hoặc là voucher mua sắm. Bạn cũng có thể gửi phiếu đánh giá về hội nghị để biết những điều chưa tốt trong suốt quá trình tổ chức để rút kinh nghiệm cho lần sau.
Gợi ý một vài trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM chuyên nghiệp hàng đầu
Trung tâm tổ chức Hội nghị – Nhà hàng Tiệc cưới Gala Center
Gala Center là một trung tâm hội nghị tiệc cưới theo phong cách châu Âu tại Tân Bình. Nhờ vào những kinh nghiệm dày dặn trong tổ chức sự kiện hay tiệc cưới nên đây luôn là lựa chọn hàng đầu của các cặp đôi cũng như các doanh nghiệp tại thành phố Hồ Chí Minh.
Không gian sang trọng của trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM Gala Center
Trang thiết bị hiện đại của trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM
Gala Center có 5 sảnh tiệc, mỗi sảnh có diện tích và sức chứa khác nhau gồm: Spring, Summer, Autumn, Winter, Festive. Diện tích sảnh Festive có sức chứa lớn nhất lên đến 1200 người, vô cùng thích hợp với các hội nghị lớn nhỏ.
Trung tâm tổ chức Hội nghị – Nhà hàng Tiệc cưới Kalina
Kalina là nhà hàng tiệc cưới nằm tọa lạc tại đường Bờ Bao Tân Thắng tại quận Tân Phú. Với lối thiết kế kiến trúc trần cao làm toát lên vẻ đẹp như một tòa lâu đài. Phong cách trang trí hiện đại và tinh tế với những tone màu hiện đại. Kalina chắc chắn sẽ đáp ứng được những yêu cầu mà bạn đưa ra.
Không gian tổ chức hội nghị của Kalina
Bên cạnh sự đa dạng các loại hình tiệc cưới, thôi nôi, sự kiện…Kalina còn mang đến cho bạn những trải nghiệm và cảm xúc tuyệt vời, thông qua chất lượng dịch vụ và các ưu đãi hấp dẫn khác.
Tổng kết
Trên đây là thông tin hướng dẫn quy trình tổ chức hội nghị chuyên nghiệp cho các doanh nghiệp và gợi ý đến doanh nghiệp một vài trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM chuyên nghiệp. Mong rằng sự kiện hội nghị của các công ty diễn ra thành công tốt đẹp.
