Công tác chuẩn bị cho một buổi sự kiện gồm nhiều công việc như tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện, thuê các dịch vụ hỗ trợ tổ chức sự kiện, tìm kiếm nhân sự,… khiến cho nhiều doanh nghiệp phải “đau đầu”. Nhưng nếu có một kế hoạch chi tiết, cụ thể thì việc tổ chức sự kiện sẽ dễ dàng hơn bao giờ hết.
Các bước để lên kế hoạch cho việc tổ chức sự kiện bao gồm:
Sự thành công của việc tổ chức sự kiện dựa trên số lượng và chất lượng khách tham dự mà công ty thu hút được trong sự kiện. Đây là yếu tố quan trọng để lập kế hoạch, thành phần trong một sự kiện gồm người tham dự và người tham gia.
Người tham gia là những nhân sự cho phục vụ sự kiện như lễ tân, MC, PG & PB, kỹ thuật viên điều chỉnh âm thanh ánh sáng,… họ là những người góp phần tạo nên một sự kiện. Tùy theo quy mô mà bạn nên tuyển số lượng nhân sự phù hợp để các hoạt động diễn ra một cách tốt nhất. Tránh để thiếu người vì điều đó sẽ làm cho buổi sự kiện trở nên “rối loạn”, nhưng cũng không nên để dư người vì bạn sẽ mất một khoản chi phí cho những người nhàn rỗi đó.
Người tham dự là những khách mời, khách hàng của công ty. Bạn cần phải lên danh sách những khách mời chắc chắn có thể tham dự, gọi điện thông báo kèm theo gửi thư đến tận nhà trước 1 tuần là việc làm cần thiết thể hiện sự tôn trọng của công ty bạn đối với họ, sau đó bạn cũng nên gọi lại để xác nhận việc họ có tham dự hay không.
Bất cứ một chương trình nào nếu muốn thành công thì điều kiện tiên quyết là sự đầu tư cho việc quảng bá. Nếu bạn chỉ chú trọng vào việc tổ chức thật hoành tráng, quy mô nhưng lại lơ là phần quảng bá thì sẽ không thu hút được số lượng khách tham dự cần thiết.
Việc quảng bá sự kiện thành công sẽ đem lại những ưu điểm nhất định như thu hút được số lượng lớn khách tham dự hoặc tìm kiếm được những khách hàng tiềm năng cho doanh nghiệp. Tùy vào ngân sách công ty mà bạn có thể lựa chọn các kênh quảng bá hữu hiệu cho buổi sự kiện.
Thời gian tổ chức sự kiện là một yếu tố cần được xem xét kỹ càng. Một quyết định đúng đắn có thể đem lại sự thành công cho sự kiện. Cần lưu ý thời gian tổ chức có trùng vào ngày nghỉ, lễ Tết, hay các dịp quan trọng nào không, nếu trùng vào những ngày này chắc chắn số lượng khách tham dự không thể đạt được con số mong muốn. Có rất nhiều yếu tố để quyết định việc lựa chọn thời gian phù hợp, đó là:
Chỉ cần bạn lên mạng và search cụm từ “địa điểm tổ chức sự kiện – hội nghị” cho ra hàng ngàn kết quả. Việc tìm kiếm nơi tổ chức càng sớm càng mang lại nhiều hiệu quả và tiết kiệm được chi phí tổ chức cho bạn do bạn có thêm nhiều thời gian tham khảo, khảo sát các mức giá cũng như các gói dịch vụ kèm theo.
Chắc chắn với bạn mọi công việc đều không thể diễn ra một cách trơn tru và suôn sẻ nhất, chính vì vậy một “phương án B” sẽ cứu nguy cho bạn vào những phút chót. Do đó việc lập một phương án thay thế sẽ giúp bạn tự tin hơn cũng như giúp bạn giải quyết tình huống phát sinh một cách nhanh nhất có thể.
Trên đây là các bước lên kế hoạch giúp cho việc tổ chức sự kiện của bạn dễ dàng hơn bao giờ hết. Nhưng nếu bạn vẫn còn lo lăng và băn khoăn cho trong việc chuẩn bị cho buổi sự kiện bạn có thể liên hệ tới Trung Tâm Hội Nghị & Nhà Hàng Tiệc Cưới HCM Riverside Palace để được tư vấn thêm.
THÔNG TIN LIÊN HỆ
Trung Tâm Hội Nghị Tiệc Cưới Riverside Palace
Địa chỉ : 360D Bến Vân Đồn, Phường 1, Quận 4, TP. Hồ Chí Minh
Điện thoại : (848) 6256 8888
Fax : (848) 6256 9999
Email : event@riversidepalace.vn.
Để bữa tiệc cưới diễn ra trọn vẹn, thực đơn chất lượng là một trong…
Việc tổ chức một đám cưới hoàn hảo không chỉ dừng lại ở việc chọn…
Tổ chức hội nghị khách hàng thành công không chỉ phụ thuộc vào nội dung…
Mỗi đám cưới đều mang một câu chuyện riêng, phong cách trang trí thể hiện…
Trang trí tiệc cưới là yếu tố quan trọng giúp cô dâu, chú rể tạo…
Ưu điểm của gói trang trí tiệc cưới giá rẻ Tiết kiệm chi phí Những…