admin
August 12, 2019
Công tác chuẩn bị cho một buổi sự kiện gồm nhiều công việc như tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện, thuê các dịch vụ hỗ trợ tổ chức sự kiện, tìm kiếm nhân sự,… khiến cho nhiều doanh nghiệp phải “đau đầu”. Nhưng nếu có một kế hoạch chi tiết, cụ thể thì việc tổ chức sự kiện sẽ dễ dàng hơn bao giờ hết.
Các bước để lên kế hoạch cho việc tổ chức sự kiện bao gồm:
1 – Mục đích và mục tiêu của sự kiện:
- Mục đích: Vì tính chất của các sự kiện là sự giao lưu giữa công ty và khách hàng nên tùy thuộc vào chức năng của công ty mình mà bạn có thể đưa ra được mục đích chính, có thể mục đích đó là tri ân khách hàng, quảng cáo sản phẩm, khai trương,… xác định được mục đích sẽ giúp bạn hình dùng và phác họa ra được các hạng mục cần có cho sự kiện.
- Mục tiêu: Sự kiện này phải đạt được những mục tiêu nào để đem lại lợi ích cho công ty? Ví dụ như số lượng khách mời, doanh số đạt được sau khi tổ chức sự kiện là bao nhiêu?…
2 – Xác định thành phần tham dự
Sự thành công của việc tổ chức sự kiện dựa trên số lượng và chất lượng khách tham dự mà công ty thu hút được trong sự kiện. Đây là yếu tố quan trọng để lập kế hoạch, thành phần trong một sự kiện gồm người tham dự và người tham gia.
Người tham gia là những nhân sự cho phục vụ sự kiện như lễ tân, MC, PG & PB, kỹ thuật viên điều chỉnh âm thanh ánh sáng,… họ là những người góp phần tạo nên một sự kiện. Tùy theo quy mô mà bạn nên tuyển số lượng nhân sự phù hợp để các hoạt động diễn ra một cách tốt nhất. Tránh để thiếu người vì điều đó sẽ làm cho buổi sự kiện trở nên “rối loạn”, nhưng cũng không nên để dư người vì bạn sẽ mất một khoản chi phí cho những người nhàn rỗi đó.
Người tham dự là những khách mời, khách hàng của công ty. Bạn cần phải lên danh sách những khách mời chắc chắn có thể tham dự, gọi điện thông báo kèm theo gửi thư đến tận nhà trước 1 tuần là việc làm cần thiết thể hiện sự tôn trọng của công ty bạn đối với họ, sau đó bạn cũng nên gọi lại để xác nhận việc họ có tham dự hay không.
3 – Quảng bá sự kiện
Bất cứ một chương trình nào nếu muốn thành công thì điều kiện tiên quyết là sự đầu tư cho việc quảng bá. Nếu bạn chỉ chú trọng vào việc tổ chức thật hoành tráng, quy mô nhưng lại lơ là phần quảng bá thì sẽ không thu hút được số lượng khách tham dự cần thiết.
Việc quảng bá sự kiện thành công sẽ đem lại những ưu điểm nhất định như thu hút được số lượng lớn khách tham dự hoặc tìm kiếm được những khách hàng tiềm năng cho doanh nghiệp. Tùy vào ngân sách công ty mà bạn có thể lựa chọn các kênh quảng bá hữu hiệu cho buổi sự kiện.
4 – Xác định thời gian tổ chức
Thời gian tổ chức sự kiện là một yếu tố cần được xem xét kỹ càng. Một quyết định đúng đắn có thể đem lại sự thành công cho sự kiện. Cần lưu ý thời gian tổ chức có trùng vào ngày nghỉ, lễ Tết, hay các dịp quan trọng nào không, nếu trùng vào những ngày này chắc chắn số lượng khách tham dự không thể đạt được con số mong muốn. Có rất nhiều yếu tố để quyết định việc lựa chọn thời gian phù hợp, đó là:
- Theo mùa: Các sự kiện giới thiệu sản phẩm hàng hóa thường được diễn ra theo mùa vụ tiêu dùng, ví dụ như giới thiệu sản phẩm máy điều hòa sẽ được diễn ra vào đầu mùa hè, giới thiệu sản phẩm ôtô thì diễn ra vào mùa thu,…
- Theo tháng: Từ tháng 12 đến tháng 2 năm sau là cao điểm mùa Tết, tháng 2 – 3 có rất nhiều lễ hội, từ tháng 9 tới tháng 1 năm sau là mùa cưới.
- Ngày trong tuần: Tùy theo tính chất của sự kiện sẽ có 2 lựa chọn:
- Đối với các sự kiện là hội thảo, hội nghị hay các loại sự kiện cần sự yên tĩnh thì bạn nên lựa các ngày giữa tuần.
- Các loại sự kiện cần thu hút nhiều khách tham dự thì các ngày cuối tuần sẽ đảm bảo đạt được số lượng khách tham dự như mong đợi.
5 – Xác định địa điểm tổ chức sự kiện
Chỉ cần bạn lên mạng và search cụm từ “địa điểm tổ chức sự kiện – hội nghị” cho ra hàng ngàn kết quả. Việc tìm kiếm nơi tổ chức càng sớm càng mang lại nhiều hiệu quả và tiết kiệm được chi phí tổ chức cho bạn do bạn có thêm nhiều thời gian tham khảo, khảo sát các mức giá cũng như các gói dịch vụ kèm theo.
6 – Luôn có một “phương án B”
Chắc chắn với bạn mọi công việc đều không thể diễn ra một cách trơn tru và suôn sẻ nhất, chính vì vậy một “phương án B” sẽ cứu nguy cho bạn vào những phút chót. Do đó việc lập một phương án thay thế sẽ giúp bạn tự tin hơn cũng như giúp bạn giải quyết tình huống phát sinh một cách nhanh nhất có thể.
Trên đây là các bước lên kế hoạch giúp cho việc tổ chức sự kiện của bạn dễ dàng hơn bao giờ hết. Nhưng nếu bạn vẫn còn lo lăng và băn khoăn cho trong việc chuẩn bị cho buổi sự kiện bạn có thể liên hệ tới Trung Tâm Hội Nghị & Nhà Hàng Tiệc Cưới HCM Riverside Palace để được tư vấn thêm.
THÔNG TIN LIÊN HỆ
Trung Tâm Hội Nghị Tiệc Cưới Riverside Palace
Địa chỉ : 360D Bến Vân Đồn, Phường 1, Quận 4, TP. Hồ Chí Minh
Điện thoại : (848) 6256 8888
Fax : (848) 6256 9999
Email : [email protected].
