Một số lưu ý cần biết để lựa chọn trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM

Hiện nay, hầu hết trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM đều mọc lên san sát nhau làm cho bạn khó lựa chọn được trung tâm tổ chức hội nghị ưng ý. Ngay giữa trung tâm làm thế nào để bạn có thể nhìn nhận và chọn lựa ra trung tâm hội nghị đáp ứng nguyện vọng của bạn. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng biết rõ những tiêu chí hay mẹo giúp họ có thể lựa chọn một trung tâm hội nghị thành công nhất. Bên dưới đây là bài viết lưu ý các tiêu chí giúp bạn lựa chọn trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM.

Tiêu chí giúp bạn lựa chọn trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM

Cơ sở hạ tầng và tuyến đường thuận lợi

Điều mà đa số các doanh nghiệp luôn chú ý và dành sự quan tâm được coi là bộ mặt đại diện sự kiện hội nghị. Lựa chọn địa điểm, xem xét vị trí tuyến đường giao thông diễn ra thuận tiện hay không. Bạn nên ưu tiên những trung tâm tổ chức hội nghị gần trung tâm thành phố, năm trên cung đường lớn để thuận lợi cho việc di chuyển cũng như tìm kiếm địa điểm rõ ràng hơn.

Bên cạnh đó bạn không nên lựa chọn tổ chức tại các địa điểm quá nhiều con hẻm nhỏ vì khi đến giờ cao điểm có thể sẽ kẹt xe, ùn tắc giao thông khiến việc di chuyển của bạn đến sự kiện gây ảnh hưởng. Song song đó, những cung đường một chiều có thể làm bạn mất phương hướng sẽ làm bạn đi xa vị trí bạn muốn tìm kiếm. Vì vậy, khi lựa chọn địa điểm tổ chức bạn nên chú ý vị trí và tuyến đường giúp bạn có thể lưu thông an toàn và xem xét trung tâm hội nghị đó có bãi đậu xe rộng rãi, thoáng mát hay không.

Cơ sở vật chất, thiết bị hiện đại và độ an toàn của hội nghị

Trang thiết bị hiện đại

Sau khi tìm được địa điểm tổ chức, bạn nên khảo sát địa điểm đó cơ sở vật chất, trang thiết bị có phù hợp với những mục tiêu bạn đề ra hay không. Khi đó những yếu tố bạn nên quan tâm để việc kiểm tra trở nên kỹ càng hơn như tường, hành lang, cổng vào và hệ thống điện có gặp trục trặc. Vậy nên hãy lưu ý cơ sở vật chất xuống cấp sẽ gây ảnh hưởng đến tổng thể buổi sự kiện.

Một sự kiện hội nghị, việc tập trung mọi người để họ lắng nghe cũng thông qua các hệ thống âm thanh để khách mời có thể tiếp nhận thông tin. Các trang thiết bị và dàn âm thanh phải được bố trí hợp lý để truyền đến tai khách mời một cách tốt nhất. Hầu hết tại buổi tiệc hội nghị, khách mời nghe mà cần phải quan sát qua màn hình Led kết hợp cùng các hiệu ứng ánh sáng khiến buổi tiệc trở nên hấp dẫn và chuyên nghiệp hơn.

Tại mỗi hội nghị hay bất kể các sự kiện, chúng ta không thể lường trước các trường hợp xấu ảnh hưởng đến mức độ an toàn tại nơi diễn ra hội nghị. Vì thế, bạn nên đo lường và phòng hờ các trường hợp xảy ra tại hội nghị như hệ thống báo cháy và các công cụ hỗ trợ phòng cháy, chữa cháy. Những điều nguy hiểm, sự cố có thể xảy ra bất chợt tại sự kiện thì nên có đội bảo vệ để sơ tán qua các lối thoát hiểm.

Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp

Đội ngũ nhân viên được xem là lực lượng nòng cốt, một phần không thể thiếu trong trung tâm hội nghị. Nhân viên là một mảnh ghép giúp hội nghị trở nên thành công, họ thay mặt cho cả doanh nghiệp để chăm sóc khách mời. Chính vì thế, cần chăm chú và lựa chọn kỹ lưỡng đội ngũ để đào tạo cho họ các kỹ năng thực tiễn và thực hành tại sự kiện để họ có thể trải nghiệm và có được kinh nghiệm cho bản thân.

Hội trường có diện tích rộng

Một hội nghị có quy mô rộng lớn cần đáp ứng các điều kiện về sảnh hội trường. Bạn nên xem xét diện tích có đủ sức chứa và số lượng khách mời tham dự không. Bên cạnh đó, bạn cần xác định tính chất buổi hội nghị về cách sắp xếp bố cục không gian theo ý tưởng dàn dựng ngay từ đầu như phong cách, gam màu chủ đạo, xem xét cách bố trí bàn ghế để khách mời di chuyển thuận lợi,…Song song đó, bạn nên tham khảo những nét ấn tượng để tạo nên sự khác biệt, đột phá cho hội nghị giúp bạn nhìn nhận một cách khách quan nhất.

Xem xét hội trường có phù hợp

Thực đơn phù hợp

Khác với thực đơn tiệc cưới mà tại hội nghị sẽ có menu đơn giản hơn phù hợp với không gian và thời gian tại hội nghị. Sau một khoảng thời gian nghiêm túc, khách mời nên có thời gian thư giãn chính là lúc bước vào bàn tiệc. Các bạn nên tránh các món ăn dễ gây kích ứng được chế biến từ hải sản hoặc các món ăn có mùi, vị khó ăn … Điều quan trọng luôn đảm bảo món ăn khi bố trí trên bàn tiệc luôn giữ được độ nóng cho khách mời dùng.

Tổng kết

Hội nghị là địa điểm giao lưu doanh nghiệp với khách hàng, buổi hội nghị thành ông giúp doanh nghiệp phát triển tốt hơn. Lướt qua những điều cần lưu ý trên, chắc hẳn bạn đã hiểu những nội dung để lựa chọn được trung tâm tổ chức hội nghị tại TPHCM. Gala Center hy vọng bạn có được một chút kiến thức để tìm ra nơi ưng ý phù hợp để tổ chức hội nghị nhé.

>> Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách chọn không gian hội nghị