admin
June 1, 2021
Hội nghị khách hàng là sự kiện quan trọng diễn ra thường niên trong công ty. Đây là sự kiện rất có ý nghĩa của các doanh nghiệp do đó không thể tổ chức đại khái, qua loa được. Dưới đây là chi tiết những bước tổ chức hội nghị cơ bản, mời bạn tham khảo để có thể lên kế hoạch chu đáo nhất, để lại ấn tượng cho khách mời.
Hội nghị khách hàng là sự kiện quan trọng diễn ra thường niên trong công ty
Vai trò của việc lên kế hoạch khi tổ chức hội nghị khách hàng
Tỷ lệ thành công sẽ cao nếu bạn lập kế hoạch cụ thể, rõ ràng cho mỗi hội nghị của doanh nghiệp. Vai trò quan trọng của việc lên kế hoạch có thể kể đến một vài yếu tố như sau:
- Giúp công ty hình dung hệ thống và chi tiết các hạng mục các công việc cần thực hiện. Từ đó có sự phối hợp và sử dụng các nguồn lực một cách tối ưu nhất.
- Xác định quy trình và thời gian chuẩn bị, đảm bảo tiến độ mọi hạng mục được hoàn thành.
- Phân chia cụ thể, rõ ràng trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân, tạo cơ sở để chuẩn bị, thực hiện, kiểm tra, giám sát, đánh giá kết quả.
- Dễ dàng dự đoán những sự cố có thể phát sinh từ đó có thể đưa ra biện pháp đề phòng và khắc phục kịp thời. Giúp công ty chủ động xử lý hơn cho những sự cố có thể xảy ra trong quá trình tổ chức hội nghị.
>> Xem thêm: Những kiểu sắp xếp bàn ghế cho hội nghị khách hàng thêm đẳng cấp
Tỷ lệ thành công sẽ cao nếu bạn lập kế hoạch cụ thể
Các bước chi tiết khi tổ chức hội nghị khách hàng
Với những ưu điểm khi lập kế hoạch trên, hẳn bạn đã hiểu được tầm quan trọng của một bảng kế hoạch chi tiết. Dưới đây là những bước tổ chức chi tiết cho sự kiện khách hàng, bạn có thể tham khảo để có thể lập kế hoạch cho hội nghị công ty nhé:
Phần 1: Đón tiếp khách mời
Nhiều doanh nghiệp thường không quá chú trọng bước này, nhưng thực tế, đây chính là phần thể hiện sự niềm nở, chu đáo của doanh nghiệp dành cho khách mời của mình. Người tham dự sẽ có thể cảm nhận được sự chuyên nghiệp, tình cảm của doanh nghiệp ngay từ giây phút đầu. Bạn nên bố trí một đội ngũ nhân sự đảm nhận việc đón khách. Hãy luôn chu đáo, tỉ mỉ, vui vẻ từ nơi gửi xe cho đến bàn đăng ký để khách mời cảm nhận được sự nhiệt tình của công ty bạn.
Đón tiếp khách mời là phần thể hiện sự niềm nở, chu đáo của doanh nghiệp
Phần 2: Ổn định chỗ ngồi
Để buổi tiệc không trở nên lộn xộn khi khách mời phải tự tìm đến chỗ ngồi bạn cũng cần chỉ định một vài nhân sự chịu trách nhiệm sắp xếp chỗ ngồi cho khách mời. Bạn nên sắp xếp khách ngồi theo thứ tự từ trên xuống dưới để tránh tạo khoảng trống trong hội nghị, tránh tình trạng không gian bị loãng, thiếu tính kết nối. Bạn nên kiểm tra khâu kỹ thuật liên quan đến máy móc như micro, âm thanh, ánh sáng,… trước khi set up chỗ ngồi cho khách vì như nếu khách đã ngồi vào bàn mà phía trên nhân viên còn kiểm tra thiết bị thì sẽ thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp.
>> Xem thêm: 7 cách để thu hút khách hàng tham dự hội nghị khách hàng nhiều hơn
Phần 3: Tiết mục chào mừng
Phần này sẽ được thực hiện chủ yếu bằng MC. Theo đó, người dẫn chương trình sẽ bắt đầu buổi hội nghị với màn chào khán giả cùng các tiết mục biểu diễn được diễn ra. Bạn nên chọn người dẫn chương trình chuyên nghiệp vì đây chính là yếu tố quan trọng góp phần tạo nên sự thành công cho buổi hội nghị.
Phần 4: Nêu lý do của hội nghị và giới thiệu đại biểu
Sau khi màn biểu diễn nghệ thuật tạm khép lại người dẫn chương trình sẽ tuyên bố lý do của buổi hội nghị và giới thiệu những thành phần khách mời tham dự sự kiện.
Nêu lý do của hội nghị và giới thiệu đại biểu là phần không thể thiếu
Phần 5: Chiếu đoạn phim ngắn giới thiệu về doanh nghiệp/ sản phẩm/ dịch vụ
Đoạn phim này bạn cần bên tập sao cho chỉ nên nằm trong khoảng từ 3 – 5 phút và có những điểm nhấn đắt giá giới thiệu về chặng đường phát triển, các sản phẩm/ dịch vụ tiêu biểu của doanh nghiệp. Đây chính là bước thể hiện văn hoá, những giá trị cốt lõi của công ty, tầm nhìn sứ mệnh,… Do đó, bạn cần phải làm thật khéo để phô diễn tất cả những điểm mạnh của công ty, bước đầu tạo niềm tin và cảm tình với khách mời.
Phần 6: Phát biểu ý kiến từ phía đại diện doanh nghiệp, khai tiệc
MC sẽ giới thiệu đại diện của công ty và đại diện khách hàng lên phát biểu ý kiến đồng thời thực hiện các nghi thức để khai tiệc cho sự kiện.
Phần 7: Khuấy động không khí bằng những trò chơi hấp dẫn
Hội nghị không nên chỉ có những đoạn phát biểu, những phần giới thiệu sản phẩm/ dịch vụ khô khan. Đôi khi bạn cần phải lồng ghép vào đó những trò chơi lôi cuốn, hấp dẫn để giúp không khí bớt căng thẳng và trở nên kết nối hơn. Theo đó, công ty bạn có thể tổ chức trò chơi bốc thăm trúng thưởng trước hoặc trong khi ăn để khách mời cảm thấy hào hứng hơn.
Phần 8: Thưởng thức tiệc
Đây là phần khách hàng và nhân viên của doanh nghiệp cùng thưởng thức bữa tiệc với những món ăn thơm ngon và các tiết mục văn nghệ đi kèm.
>> Xem thêm: Tiệc teabreak nhẹ nhàng cho hội nghị khách hàng
Thưởng thức tiệc với những món ngon
Phần 9: Tiễn khách
Cũng như phần đón tiếp khách, phần tiễn khách công ty bạn cũng cần bố trí đội ngũ để tiễn khách chu đáo. Có thể tặng khách mời một vài món quà tri ân để tạo thêm dấu ấn trong lòng mỗi vị khách.
Trên đây là các bước tổ chức hội nghị cho khách hàng mà Trung tâm Hội nghị & Tiệc cưới Metropole đã chia sẻ. Hy vọng với những thông tin này sẽ giúp bạn hình dung cụ thể hơn về những nội dung sẽ diễn ra trong sự kiện từ đó có thể xây dựng một kịch bản hoàn hảo và phù hợp cho công ty của mình.
