admin
January 26, 2022
Hội nghị khách hàng là sự kiện mà mọi doanh nghiệp đều cần phải cân nhắc tổ chức bởi nó mang lại khá nhiều lợi ích, đồng thời cũng là cầu nối giữa doanh nghiệp với cộng đồng. Bên cạnh đó, việc chuẩn bị quá trình tổ chức sao cho chu đáo, nhằm đảo bảo hội nghị diễn ra suôn sẻ cũng là vấn đề lớn mà công ty phải đối mặt. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp các điều doanh nghiệp nên biết trước khi lên kế hoạch cho việc tổ chức hội nghị.
Tại sao tổ chức hội nghị khách hàng lại quan trọng với doanh nghiệp?
Đây là chương trình được tổ chức nhằm thể hiện lòng tri ân của doanh nghiệp với khách hàng của mình, cũng như tìm kiếm những đối tượng khách hàng tiềm năng khác để đặt mối quan hệ. Các doanh nghiệp thường tận dụng cơ hội này để thăm dò, xem xét phản ứng của khách hàng đối với sản phẩm, dịch vụ của mình. Việc ghi nhận các góp ý và nỗ lực cải thiện, phát triển sẽ giúp doanh nghiệp ghi điểm trong mắt khách hàng, giúp giữ chân họ và tạo nên sự kết nối vững chắc giữa đôi bên. Độ thành công của một hội nghị sẽ tỉ lệ thuận với độ tin tưởng mà khách hàng dành cho doanh nghiệp.
Thời gian và địa điểm tổ chức
Các doanh nghiệp thường xuyên tổ chức hội nghị khách hàng nhằm tạo cơ hội để được giao lưu và gửi lời cảm ơn đến những vị khách hàng. Vì vậy, một thời gian và địa điểm tổ chức thuận lợi cho việc di chuyển sẽ giúp đông khách hàng đến tham dự hơn.
Thời gian tổ chức nên được lựa chọn vào các ngày cuối tuần, khi mà mọi người đều có thời gian rảnh để tham gia hội nghị, bởi ở các ngày trong tuần, mọi người đều bận rộn công việc dẫn đến không có thời gian tham gia. Khung giờ hợp lý nhất để tổ chức là vào tầm xế chiều, khoảng từ 14h đến 16h.
Sảnh hội nghị được bày trí sang trọng tại Trung tâm Hội nghị Metropole
Doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn những địa điểm dễ tìm, có giao thông thuận lợi, giúp khách hàng dễ dàng di chuyển đến tham dự buổi hội nghị. Bạn có thể tham khảo các khách sạn, trung tâm hội nghị, hoặc các công ty cung cấp dịch vụ. Ngoài ra, bạn còn nên dựa trên các tiêu chí như quy mô tổ chức, số lượng khách hàng, hay chất lượng âm thanh ánh sáng để đưa ra quyết định.
Kịch bản
Bất cứ buổi hội nghị dù về vấn đề gì cũng cần có một kịch bản với nội dung đồng nhất xuyên suốt thời gian tổ chức, bởi một kịch bản với bố cục rời rạc sẽ khiến khách hàng cảm thấy buồn chán, mất tập trung và không gây được ấn tượng cho người tham dự, khiến sự kiện trở nên nhạt nhoà.
Lên kế hoạch chương trình kỹ càng
Nếu có các bài phát biểu trong chương trình thì ban lãnh đạo nên trình bày một cách khái quát những vấn đề, đồng thời đề cập sơ đến quá trình hoạt động của doanh nghiệp trong khoảng thời gian gần đây và các định hướng mà họ nhắm đến trong tương lai. Nếu cần thiết thì nói thêm chi tiết về các thông tin liên quan đến sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp và việc họ sẽ làm những gì để cải thiện khó khăn và phát triển điểm mạnh của mình.
Hãy cố gắng tạo ra bầu không khí vui vẻ, phấn khởi cho buổi sự kiện thông qua các hoạt động gắn kết. Các hoạt động này nên lấy khách hàng làm trung tâm, với mục tiêu hướng đến sự trân trọng và gắn bó với khách hàng, từ đó tăng sự tin tưởng và uy tín của doanh nghiệp trong mắt cộng đồng.
Chuẩn bị quà tặng
Quà tặng ý nghĩa
Khi chuẩn bị quà tặng cho buổi hội nghị, doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn những món quà có tính ứng dụng cao để bất cứ khách hàng nào cũng đều có thể sử dụng được, cùng hình thức trang trọng, và giá cả vừa phải. Bạn nên thêm logo, hoặc slogan thương hiệu nhằm giúp khách hàng nhớ về doanh nghiệp lâu hơn.
Xem thêm: Quy trình tổ chức hội nghị chuyên nghiệp từ kinh nghiệm của Metropole
Trên đây là vài lưu ý dành cho doanh nghiệp trong quá trình tổ chức hội nghị khách hàng. Hy vọng bài viết trên đã cung cấp thêm những kiến thức giúp các bạn tham khảo và cân nhắc về các vấn đề cần tìm hiểu rõ trước khi lên kế hoạch tổ chức.
