Cách thu hút khách mời đến tham dự hội nghị dành cho quý công ty

Khác với nhiều sự kiện, triển lãm khác thì những hội nghị, hội thảo khá kén người tham dự. Do tính chất đặc thù nên quy mô cũng như số lượng khách mời cũng được giới hạn. Một buổi hội nghị giới thiệu sản phẩm cũng vì thế mà việc mời người dùng tới tham dự là một điều không dễ dàng chút nào. Vậy làm cách nào để thu hút người tham gia hội thảo nhiều hơn một cách hiệu quả? Cùng theo dõi trong bài viết dưới đây nhé!

Tăng truyền thông trên mạng xã hội

Đăng bài viết tuyên truyền cho sự kiện lên các trang mạng xã hội như Linkedn, Facebook và Twitter hay báo đài. Bạn cũng có thể tạo một form đăng ký và share lại trên các bài viết đó. Những người kết nối với bạn sẽ được thông báo.

Việc tận dụng mạng xã hội ngày nay thật sự có hiệu quả rất nhiều. Bạn có thể sáng tạo nội dung quảng bá sự kiện qua hình ảnh, video.

Bên cạnh đó, bạn cũng nên đi bài trong các hội nhóm, diễn đàn phù hợp với sản phẩm định ra mắt. Điều này sẽ giúp ích nhiều hơn trong việc thúc đẩy sự kiện của bạn trong cộng đồng.

Tạo được lợi ích ngay từ khi quảng bá

Lợi ích mà khán giả có thể nhận được từ sự kiện luôn là điều đầu tiên khiến họ quan tâm nhất. Vì vậy, trong những khi bạn quảng cáo, giới thiệu sự kiện của công ty thì phải làm rõ được lợi ích mà mọi người có thể nhận được khi tham dự là gì. Đó có thể là kiến thức về sản phẩm, sự mới lạ mà sản phẩm khác không có và công dụng nó là gì…thì dù sự kiện đó có mức giá nào, thì khán giả vẫn mong muốn tham dự một sự kiện mang đến nhiều lợi ích cho bản thân mình.

Không chỉ những lợi ích về mặt tinh thần, những lợi ích về vật chất như tặng quà miễn phí, giảm giá, khuyến mãi cũng là cách rất hiệu quả để thu hút khán giả.

Thực hiện những cuộc gọi/email nhắc nhở

Thông thường, khi chúng ta mời khách tham dự sự kiện sẽ gửi thiệp mời cho họ rồi thôi, cho đến ngày diễn ra sự kiện. Nhưng để bảo đảm số lượng người tham gia được như dự kiến, ta nên lưu ý gọi điện thoại hoặc email để nhắc họ như một sự xác nhận về sự kiện diễn ra và cũng yêu cầu họ xác nhận về sự có mặt của họ trong sự kiện đó. Một lời mời trực tiếp bằng miệng sẽ tốt hơn là trên giấy tờ.​

Chọn địa điểm hợp lý

Địa điểm rất quan trọng với việc tổ chức một hội thảo, có thể chủ đề sự kiện của bạn hấp dẫn những nơi tổ chức quá xa hoặc không thuận tiện cũng là một yếu tố làm giảm số lượng người tham dự. Chọn địa điểm nên lưu ý về cách sắp xếp bàn ghế, cách tổ chức phục vụ và thậm chí là cả nơi để xe. Một địa điểm thuận tiện sẽ tăng khả năng tham dự của nhiều người thay vì chọn nơi xa xôi.

Trong số những địa điểm tổ chức hiện nay thì Trung tâm hội nghị tiệc cưới Tân Bình – Gala Center luôn được nhiều công ty, doanh nghiệp chọn lựa. Đây là nơi có hệ thống sảnh tiệc đa dạng, không gian rộng rãi với mọi quy mô hội nghị, trang thiết bị tân tiến, hiện đại và dịch vụ chất lượng. Mặt khác, trung tâm còn có vị trí đắc lợi khi nằm giao thoa giữa các quận trung tâm, giúp khách mời tiện di chuyển và tìm kiếm.

Mời diễn giả và khách mời nổi tiếng

Yếu tố quyết định tới lượng khán giả tham gia chính là diễn giả hay khách mời của chương trình. Những diễn giả nổi tiếng có ảnh hưởng sâu sắc tới công chúng, hoặc người công chúng sẽ tạo được lòng tin tốt hơn so với việc mời những người bình thường. Ngoài ra, sự góp mặt của các diễn viên hài hay ca sĩ cũng làm không khí buổi hội thảo được đổi mới. Không quá căng thẳng và nhàm chán như mọi người vẫn thường thấy. Điều này thật sự thu hút mọi người đến với buổi hội nghị của bạn.

Việc mời các diễn giả, nghệ sỹ nổi tiếng phù hợp với những sự kiện gắn liền với các sản phẩm của ban tổ chức. Bởi đó chính là cơ hội rất tốt để quảng bá sản phẩm và truyền thông rộng rãi thương hiệu của doanh nghiệp.

Giá vé

Giá vé là một vấn đề khá nhạy cảm nhưng cũng rất thiết thực khi nhà tổ chức công bố cho khán giả về mức giá của chương trình. Giá vé vừa thể hiện giá trị của sự kiện, vừa là cách để ban tổ chức thu hồi được kinh phí tổ chức chương trình.

Tuy nhiên, việc cân nhắc về giá vé rất quan trọng. Bạn cần biết đối tượng khách hàng mà bạn hướng tới là ai, thuộc tầng lớp nào để đưa ra mức giá phù hợp.

Bạn có thể miễn phí ngay từ phần vé vào của sự kiện. Mặc dù điều đó sẽ khiến sự kiện của bạn thất thu, tuy nhiên hiệu quả mang lại cho chương trình chính là lượng khán giả và từ đó bạn có thể thoải mái quảng bá thương hiệu đến với khách hàng của mình.

Trên đây là một vài bí quyết mà trung tâm hội nghị tiệc cưới Gala Center đúc kết được sau nhiều lần phục vụ các khách hàng khác nhau. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp ích cho bạn.